Việc thiết lập ví lạnh lần đầu tiên thường có vẻ đơn giản, cho đến khi màn hình hiển thị danh sách 12 hoặc 24 từ ngẫu nhiên và yêu cầu bạn ghi lại chúng. Bước đơn lẻ đó thực sự là phần quan trọng nhất của toàn bộ quá trình, quan trọng hơn cả chính thiết bị, nhưng đây cũng là nơi nhiều người dùng vội vàng hoặc lưu trữ bản sao lưu theo cách làm mất đi mục đích bảo mật của nó. Dưới đây là cách xử lý đúng cách, cả khi tạo bản sao lưu và khi sử dụng nó để khôi phục quyền truy cập sau này.
Cụm từ hạt giống (seed phrase) là biểu diễn dạng văn bản của khóa chính mà từ đó tất cả các khóa cá nhân của ví được suy ra theo toán học. Bất kỳ ai có cụm từ hạt giống đều có thể tạo lại các khóa chính xác trên bất kỳ thiết bị tương thích nào, nghĩa là bất kỳ ai có nó cũng có toàn quyền kiểm soát tiền — không có mật khẩu riêng biệt hoặc kiểm tra danh tính nào liên quan. Đây là điều khiến quá trình sao lưu trở thành một quyết định bảo mật thực sự, không chỉ là một thủ tục: cụm từ hạt giống cần phải có thể khôi phục được bởi chủ sở hữu, nhưng không thể truy cập được đối với bất kỳ ai khác.
Thiết bị thường sẽ hiển thị các từ một lần, theo thứ tự, trong quá trình thiết lập ban đầu. Cách tiếp cận tiêu chuẩn là viết chúng ra giấy bằng tay trên thẻ vật lý được cung cấp hoặc phương tiện bền tương tự, đánh số từng từ để bảo toàn thứ tự chính xác. Thứ tự quan trọng ngang bằng với chính các từ, vì cùng 24 từ theo một trình tự khác sẽ tạo ra một bộ khóa hoàn toàn khác. Bạn nên kiểm tra kỹ từng từ so với danh sách hiển thị trên thiết bị trước khi cất đi, vì một từ bị viết sai chính tả hoặc nhập sai có thể khiến bản sao lưu trở nên vô dụng sau này.
Để có độ bền lâu dài hơn, một số người dùng tiến thêm một bước là dập hoặc khắc các từ lên tấm sao lưu kim loại, tấm này bền hơn nhiều so với giấy trước hỏa hoạn, hư hại do nước hoặc hao mòn chung qua nhiều năm lưu trữ. Dù sử dụng phương tiện nào, việc tạo nhiều bản sao và lưu trữ chúng ở các vị trí vật lý riêng biệt thường được khuyến nghị, để một sự kiện cục bộ duy nhất như hỏa hoạn, lũ lụt hoặc trộm cắp tại một địa điểm không làm mất đi bản sao lưu duy nhất hiện có.
Sai lầm phổ biến nhất là lưu trữ cụm từ hạt giống dưới dạng kỹ thuật số — ảnh chụp trên điện thoại, ứng dụng ghi chú, trình quản lý mật khẩu, tệp văn bản hoặc ổ đĩa đám mây. Bất kỳ hình thức nào trong số này đều đưa bề mặt tấn công kết nối internet trở lại, đây chính xác là điều mà ví lạnh được thiết kế để tránh ngay từ đầu. Cụm từ hạt giống được lưu dưới dạng ảnh chỉ an toàn bằng điện thoại và tài khoản đám mây mà nó được đồng bộ hóa. Bạn cũng nên tránh những nơi về mặt vật lý nhưng dễ bị bỏ qua, như ngăn kéo gần thiết bị, ví hoặc túi có thể bị mất hoặc bị đánh cắp cùng với thiết bị.
Ngoài cụm từ hạt giống tiêu chuẩn, một số ví phần cứng hỗ trợ thêm cụm mật khẩu (passphrase) tùy chọn — đôi khi được mô tả là "từ thứ 25" — tạo ra một ví ẩn hoàn toàn riêng biệt trên cụm từ hạt giống tiêu chuẩn. Những loại khác hỗ trợ chia bản sao lưu thành nhiều phần riêng biệt, trong đó một số lượng phần nhất định từ một tập hợp lớn hơn là cần thiết để tái tạo lại hạt giống đầy đủ, thay vì dựa vào một bản sao lưu duy nhất. Các tùy chọn này tăng tính linh hoạt cho các thiết lập nâng cao, nhưng chúng cũng làm tăng độ phức tạp, và việc mất dấu cách cấu hình bản sao lưu có thể gây hại không kém việc mất bản sao lưu, vì vậy chúng thường phù hợp hơn với những người dùng đã quen thuộc với các kiến thức cơ bản.
Khôi phục về cơ bản là quá trình ngược lại. Trên một thiết bị tương thích mới hoặc đã khôi phục cài đặt gốc, việc chọn tùy chọn "khôi phục từ cụm từ hạt giống" hoặc "khôi phục ví" sẽ nhắc nhập các từ theo đúng thứ tự ban đầu, thường là trực tiếp trên thiết bị thay vì thông qua máy tính hoặc điện thoại được kết nối. Nhập trực tiếp trên thiết bị phần cứng, thay vì nhập vào ứng dụng hoặc trang web, là một sự khác biệt quan trọng; một quy trình khôi phục hợp pháp không bao giờ yêu cầu nhập cụm từ hạt giống trên màn hình được kết nối internet. Sau khi nhập chính xác, thiết bị sẽ tính toán lại các khóa cá nhân giống nhau và ví gốc, cùng với số dư đầy đủ và lịch sử giao dịch, sẽ có thể truy cập lại được.
WEEX nhắc nhở người dùng rằng thời điểm tồi tệ nhất để phát hiện ra sự cố sao lưu là trong trường hợp khẩn cấp thực tế. Sau khi hoàn tất quá trình sao lưu ban đầu, một số ví phần cứng cung cấp bước xác minh kiểm tra các từ đã ghi so với thiết bị mà không cần khôi phục hoàn toàn ví. Sử dụng tính năng này hoặc thực hiện khôi phục thử nghiệm trên thiết bị dự phòng nếu có là một cách đáng tin cậy để xác nhận bản sao lưu đã được ghi lại chính xác trước khi thực sự cần đến nó.
Cụm từ hạt giống, không phải thiết bị, mới là tài sản thực sự cần được bảo vệ trong suốt vòng đời của ví lạnh, từ thời điểm nó được tạo ra lần đầu tiên cho đến ngày bạn có thể cần khôi phục quyền truy cập trên một thiết bị hoàn toàn khác. Việc thực hiện sao lưu đúng ngay từ lần đầu tiên và xác minh nó thay vì giả định nó đúng là điều phân biệt một chiếc ví lạnh hoạt động chính xác như dự định với một chiếc ví có điểm lỗi duy nhất nằm trong ngăn kéo ở đâu đó.